SMP KELAS : 7 MATERI Surat Pribadi dan Surat Dinas

A. Mengenal dan Memahami Surat

1. Mengenal Ciri

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis (surat-menyurat) yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain sebagai pribadi bukan sebagai wakil atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/ kedinasan/ resmi.

Dalam surat pribadi ini, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu tata etika atau sopan santun. Khususnya jika kamu menulis kepada orang yang lebih dewasa atau orang yang baru saja kamu kenal.

Surat pribadi berisi unsur tanggal , alamat surat, pembuka , pendahulua, isi, dan penutup , serta nama pengirim atau juga tanda tangan. 

Isi surat pribadi berkaitan dengan masalah pribadi menanyakan kabar, keperluan pribadi, dan tujuan komunikasi pribadi yang lain.

Contoh :

Jayapura, 12 November 2015

Salam sayang untuk Bunda 

Bunda, Edo merindukan Bunda. 

Sudah seminggu Edo di Bandung untuk mengikuti jambore UKS. Di sini Edo tinggal di asrama bersama teman-teman dari seluruh Indonesia. Edo senang belajar dan berteman dengan mereka. Bapak dan ibu instruktur sangat ramah dan baik. Edo mendapatkan banyak ilmu dari mereka. 

Meskipun Edo bahagia di sini, Edo tetap merindukan Bunda. Rindu masakan Bunda. Apalagi ada kabar pelatihan UKS diperpanjang hingga tiga hari. Tetapi Bunda tidak usah khawatir. Edo akan baik-baik saja di sini. 

Terimakasih sudah mengizinkan Edo mengikuti pelatihan ini. Edo akan segera pulang.

Buah hati Bunda   

Edo

2. Mengidentifikasi Ciri Surat Dinas

Surat dinas adalah yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. ini dapat ditulis oleh pribadi atau atas nama suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada lembaga.

Dalam menulis dinas, ada hal yang perlu diperhatikan, yaitu penggunaan bahasanya. Bahasa yang digunakan pada surat dinas ini lebih mudah dibanding pribadi. Surat resmi tidak memerlukan bahasa yang “berbunga-bunga”. Bahasa surat resmi singkat dan jelas, serta berpola tetap.

Surat dinas hanya boleh ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan menulis dinas. Oleh sebab itulah, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat. 

Isi dinas berkaitan dengan topik kedinasan. Misalnya, undangan rapat, permohonan maaf suatu instansi kepada orang/instansi/perusahaan, lamaran pekerjaan, permintaan izin tidak masuk, izin menggunakan tempat, dan sebagainya.

Contoh :

PANITIA KEGIATAN PERKEMAHAMAN SABTU DAN MINGGU

(Persami)

PRAMUKA  SMP MUTIARA HARAPAN 1

TUBAN

No        : 08/K/UKS                                                                          23 November 2015 

Lamp    : 1 berkas 

Yth. Wali Murid Sofia Nazila Di Tuban 

Hal: Permohonan izin 

Dengan Hormat, 

Dalam rangka upaya untuk lebih mengenal lingkungan pantai dan membantu pelestarian lingkungan, Pramuka SMP Mutiara Harapan 1 akan mengadakan perkemahaman Sabtu dan Minggu  pada tanggal 5 s.d. 6 Desember 2015 di kawasan pantai Kelapa, Tuban. Oleh sebab itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk mengizinkan putra putrinya mengikuti kegiatan Persami tersebut. Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan jadwal kegiatan. 

Terima kasih atas perhatian dan izin Bapak dan Ibu. 

B. Menelaah Struktur dan Bahasa

Surat pribadi memiliki beberapa bagian, yaitu tanggal , salam pembuka, isi, penutup, dan nama pengirim beserta tanda tangan. Pada bahasan ini kamu tidak hanya mengidentifikasi pribadi dari bagian-bagiannya saja, tetapi juga dari segi bahasa, dan isi/tujuan surat.

Berdasarkan t pribadi di atas, ada beberapa bagian yang menjadi unsur pembangun pribadi, yaitu (1) alamat dan tanggal, (2) salam pembuka, (3) kalimat pembuka paragraf, (4) isi (5) penutup , (6) salam akhir, dan (7) nama dan tanda tangan.

dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Sebelum kamu mengetahui contohdinas yang baik, terlebih dahulu kamu harus mengetahui struktur dinas. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak jauh berbeda dengan surat pribadi.

Struktur surat dinas  :

• Kop
• Nomor
• Tanggal
• Lampiran  
• Perihal  
• Alamat
• Salam pembuka 
• Isi
• Paragraf penutup 
• Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat
• Nama dan tanda tangan penulis

Tujuan   :

• Bersifat mengundang
• Memohon dan meminta penjelasan.

Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi :

• Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif)
• Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun 
• Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima
• Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap) 
• Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima

Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas :

• Pilihan kata sapaan bersifat formal 
• Bahasa ragam baku

Menelaah penulisan :

• Alamat : Alamat tidak boleh disingkat. Singkatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan untuk kepala, misal M.T. Haryono.    

Contoh : 

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG 

Jalan Bendungan  Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon  (0341) 776345, 725511 

• Penanggalan : penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka untuk bulan, dan penggunaan nama kota tidak diperkenankan.

Contoh : 4 Juni 2015

• Hal : kata hal tidak perlu menggunakan titik.

Contoh : 

Hal: Permohonan penceramah (tidak ada titik setelah kata penceramah)

• Lampiran : tidak ditulis angka tidak diakhiri titik.  Kata lampiran yang disingkat. memerlukan titik. 

Contoh : 

(1) Lampiran: Satu eksemplar 

(2) Lamp.: Satu eksemplar

• Alamat tujuan : Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, Sapaan hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar.

Contoh : 

(1) Yth. Dr. Tono 

Jalan Bendungan Sempor 1 

Malang 

(2) Yth. Direktur Jenderal Pajak 

Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya 

Tangerang Selatan

• Isi : Kesalahan penggunaan tanda koma (,)

Contoh : Kami segera memberitahu Saudara jika ada perubahan jadwal. (setelah kata Saudara tanpa koma) 

• Penutup : Penulisan nama pejabat penanda tangan seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa ada  tanda lainnya, baik berupa garis  bawah maupun tanda kurung. 

Contoh :

 (1) Direktur Jenderal, Sasmita   

 (2) a.n. Direktur Jenderal, Dian Putri

C. Menulis Surat Pribadi dan Surat Dinas

Kamu harus tahu pilihan ragam bahasa yang tepat dan sesuai untuk penerima dan tujuanmu menulist. Ragam bahasa Indonesia baku biasanya digunakan untuk tujuan yang bersifat serius, seperti turut berduka cita atau bersimpati atas musibah yang diderita seseorang, dan/atau yang ditujukan kepada orang yang lebih tua.

Dalam menulis pribadi kamu juga perlu memerhatikan penggunaan salam pembuka, kalimat pembuka paragraf pertama, dan kalimat penutup. Ketiga hal tersebut mencerminkan etikamu.